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Protection des données et politique de confidentialité

1 - Qui sommes nous

Alpha Visa Congrès
624 rue des Grèzes
34070 Montpellier – France
Contact : mail@alphavisa.com

2 - Les informations que nous recueillons à votre sujet

Nous recueillons des informations vous concernant pour diverses raisons. Nous avons besoin de connaître vos coordonnées afin de pouvoir vous contacter et nous devons vérifier votre identité si vous participez à la conférence.

Les types de données collectées peuvent être regroupés en deux catégories : les données non techniques et les données techniques :

• Données non techniques :
• Identification : nom, prénom, pseudo, etc.
• Coordonnées : adresse email, adresse postale, numéro de téléphone fixe et/ou portable, etc.
• Photo : dans les cas où l'accès à l'événement nécessite une photo, notamment à des fins d'identification et de sécurité.
• Vie professionnelle : profession, fonction, spécialité, numéros professionnels, etc. Données financières : informations liées à la carte bancaire, RIB, etc.
• Images vidéo : enregistrements vidéo des congrès, vidéosurveillance.

• Données techniques :
• Données d'identification : adresse IP.
• Données de connexion : journaux d'accès, informations relatives à la connexion.
• Données d'acceptation : enregistrement des clics sur des boutons d'acceptation.
• Données de localisation : informations sur la position géographique.
• Données de traçabilité : historique des accès aux lieux où se déroule l'événement.
• Cookies : fichiers stockés sur l'appareil utilisé pour accéder au service.
• Il est important de noter que la collecte de ces données peut varier en fonction du contexte d'utilisation et des services proposés.

Consentement :

Avant de nous fournir des informations sur une autre personne, vous devez obtenir son consentement. Vous devez également lui montrer notre avis de confidentialité des données et vous assurer qu'elle comprend que ses informations personnelles seront partagées avec nous aux fins décrites dans notre avis sur la protection des données et la confidentialité. Données sensibles / Catégories spéciales de données.
Nous ne collectons pas d'informations sensibles vous concernant, telles que définies par le RGPD.
Informations pour lesquelles vous nous avez donné votre consentement.

Cela peut inclure :

• Des informations que vous avez consenti à nous fournir lors de la soumission de votre article ou de votre inscription ;
• Des informations que vous nous avez communiquées directement ;
• Votre consentement à être contacté par certains canaux pour des services pertinents ;
• Cela peut également inclure des enregistrements téléphoniques et d'images, des informations sur l'accès aux données, leur correction, leur restriction, leur suppression, les demandes de portabilité et les plaintes.

Il est possible que nous recueillions et utilisions vos informations même si vous n'êtes pas l'un de nos clients, auquel cas nous appliquerons les principes décrits dans notre avis sur la protection des données et la confidentialité lors du traitement de vos informations.

3 - Origine de la collecte d'informations

À mesure que vous utilisez nos services, posez des questions et interagissez avec nous, nous recueillons des informations vous concernant. De plus, nous pouvons collecter des informations vous concernant auprès d'autres personnes et parties, par exemple lorsque vous naviguez sur notre site web.

• La collecte de données peut être direct :
• Lorsque vous utilisez notre site web et les services en ligne que nous proposons, y compris les applications mobiles ;
• Lorsque vous nous fournissez des informations verbalement ou par écrit. Ces informations peuvent figurer sur des formulaires de demande, dans les registres de vos transactions avec nous ou lorsque vous déposez une plainte ;
• Lorsque vous utilisez nos services, notamment en gérant votre compte.

• La collecte de données peut être indirecte :
• via les organisateurs d’événements (fichiers adhérents, prospects, participants, utilisateurs de sites web, etc.) ;
• via les partenaires et fournisseurs d’Alpha Visa Congrès intervenant dans le cadre de l’organisation et la tenue des évènements ;
• via les employeurs des personnes concernées ;
• via des actions de parrainage ;
• via des entreprises spécialisées dans la vente ou la location de base de données.

Nous recueillons également des informations vous concernant à partir de sources accessibles au public, telles que des annuaires professionnels ou universitaires, des forums en ligne, des sites web, Facebook, Twitter, YouTube ou d'autres réseaux sociaux.

4 - Finalités traitements des données personnelles

Nous utilisons vos informations de manière à confirmer votre identité, faciliter le traitement de votre compte et améliorer votre expérience avec nous. Nous traitons toujours vos informations avec soin et en respectant les principes énoncés dans notre avis sur la protection des données et la confidentialité.

Dans le cadre de l’exécution de ses missions d’éditeur de logiciel, Alpha Visa Congrès traite et collecte des Données à caractère personnel des Organisateurs pour les finalités suivantes :

• Pouvoir donner plus d’informations sur nos produits et services ;
• Améliorer l’expérience Client.

Lors de la conclusion d’un Contrat ou de l’exécution d’obligations contractuelles, Alpha Visa Congrès traite les données personnelles de ses Clients aux fins suivantes :

• Pour créer un compte Organisateur pour utiliser les Services ;
• Pour proposer un produit ou service ;
• Processus de vente ou de facturation ;
• Assistance technique aux Utilisateurs.

5 - Durée de conservation des données personnelles et cookies

La durée de conservation des Données à caractère personnel dépend du Traitement réalisé.

• Les données relatives aux clients participants lors de l'événement sont conservées pendant une durée de 5 ans à compter de la fin de l'événement, ou en fonction des autorisations obtenues.
• Les données relatives à l'espace personnel sur les sites internet et les applications sont supprimées lors de la désinscription ou, à défaut, au bout de 2 ans d'inactivité.
• Les données relatives aux prospects sont conservées pendant une durée de 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier acte positif émanant du prospect, tel qu'une demande de documentation ou un clic sur un lien hypertexte.
• Les données techniques sont conservées pendant 1 an.
• Les données bancaires sont supprimées dès que la transaction est réalisée, sauf en cas d'accord exprès du client. En cas de contestation de la transaction, elles sont conservées pendant 13 mois en archivage à partir de la date de débit.

Les cookies sont conservés pendant 13 mois à compter de leur dépôt sur votre terminal, à partir de la dernière utilisation du site web ou de l'application mobile.
Au-delà des délais mentionnés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment à des fins d'usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et de contentieux.
Vous pouvez supprimer les cookies stockés sur votre ordinateur via les paramètres de votre navigateur.
Nous rappelons aux clients et prospects que la suppression ou l'anonymisation des données est une opération irréversible et qu'il n'est pas possible de les restaurer ultérieurement.

6 - Vos droits d’information

Conformément à vos droits en vertu de la législation européenne sur la protection des données, vous avez le droit d'accéder aux informations vous concernant que nous détenons, ainsi qu'à la finalité de leur utilisation et aux éventuelles communications de ces informations à des tiers.

Nous nous efforçons de répondre aux demandes d'accès dans un délai d'un mois. Cependant, nous nous réservons le droit de vérifier votre identité et, dans le cas de demandes complexes, il se peut que nous ayons besoin de deux mois pour y répondre. Dans certains cas, des frais administratifs peuvent être demandés pour des demandes excessives ou manifestement déraisonnables.

Nous pouvons également vous demander des informations supplémentaires pour localiser les données que vous recherchez. Veuillez noter qu'il existe des exemptions légales à votre droit d'accès, conformément à la législation européenne sur la protection des données.

En vertu de la législation européenne sur la protection des données, vous avez les droits suivants, que vous pouvez exercer en nous envoyant une demande écrite :

• Droit de rectification des données personnelles inexactes ou incomplètes que nous détenons ;
• Droit à l'effacement des données personnelles dès qu'elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ;
• Droit de vous opposer au traitement automatisé de vos données personnelles, le cas échéant (par exemple, pour les décisions automatisées de vérification des antécédents) ;
• Droit de vous opposer à l'utilisation de vos données personnelles à des fins de marketing direct ;
• Droit de vous opposer ou de limiter l'utilisation de vos informations personnelles à d'autres fins que celles spécifiées ci-dessus, sauf motif légitime ;
• Droit à la portabilité de vos données personnelles vers un autre responsable de traitement lorsque ces données ont été collectées avec votre consentement ou dans le cadre d'un contrat et qu'elles sont traitées de manière automatisée.

Veuillez noter que, pour être en totale conformité, ces demandes peuvent être transmises à des tiers impliqués dans le traitement de vos données personnelles pour notre compte.

Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, veuillez nous contacter à l'adresse indiquée ci-dessous.

Si vous soumettez une demande et n'êtes pas satisfait de notre réponse ou si vous pensez que nous traitons vos données personnelles de manière illicite, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de la CNIL.

Dans certaines conditions, vous pouvez également demander le blocage ou la suppression de vos données personnelles détenues par Alpha Visa Congrès, sauf si nous avons des motifs légitimes de les conserver d'un point de vue juridique.

Pour toute question ou problème concernant notre processus de traitement des données, veuillez contacter notre Déléguée à la protection des données à l'adresse e-mail suivante : mail@alphavisa.com.