Alpha Visa Congrès

Notre savoir-faire au service de votre événement

Alpha Visa Congrès est un OPC (Organisateur Professionnel de Congrès et organisateur de formations) basé à Montpellier depuis 1997 et spécialisé dans l’organisation et la gestion de congrès scientifiques et médicaux.

Avec une expérience de plus de 25 ans et plus de 450 manifestations réalisées, nous vous accompagnons dans l’organisation de tout type de congrès, séminaires, conventions d’entreprises, salons, français ou internationaux, en France ou à l’étranger, dont le nombre de participants peut aller de 50 à 3 000.

Qui sommes-nous ?

Notre longue expérience de l’organisation d’évènements avec différents partenaires de divers milieux scientifiques, notre solidité financière permettant l’avance de trésorerie sont les meilleures garanties pour vous aider à organiser votre manifestation en toute sécurité.

Notre équipe disponible et réactive saura se positionner en partenaire afin de partager nos expériences et de répondre à vos besoins en proposant une gestion “sur mesure”, en toute transparence et dans un esprit convivial, sans toutefois faire abstraction de la rigueur budgétaire nécessaire à la réussite de votre évènement.

Notre expertise nous permettra de prendre en charge au maximum tous les détails de l’organisation matérielle, vous rendant, vous et votre équipe, plus disponibles pour vous consacrer à l’organisation générale, au programme scientifique, à la communication, à la recherche de financements publics ou partenaires sponsors et au relationnel pendant la manifestation.

Notre équipe est composée de :

Nos responsabilités et engagements

La société Alpha Visa Congrès s’engage à :

fournir les prestations décrites préalablement, suivant un rétroplanning défini en commun,
garantir la meilleure qualité de service pour les participants,
communiquer aux organisateurs toutes les statistiques nécessaires,
fournir, sur demande et à tout moment, les listes des personnes inscrites, puis présentes au congrès.

Démarche de qualité

La garantie d’un référencement Qualiopi N°5-0616.

Nos prestations

Nos congrès et formations en présentiel

Nos congrès et formations sont destinés aux chercheurs, ingénieurs, techniciens, cliniciens, médecins, enseignants-chercheurs, étudiants, professionnels de la santé ou de l’industrie qui souhaitent échanger et continuer à se former sur leur activité.

Pour ce faire, des intervenants nationaux et internationaux, experts dans leur domaine, soigneusement sélectionnés par les comités organisateurs et scientifiques, présentent leur travaux et partagent leurs connaissances.

Notre équipe apporte son expertise à votre service afin d’organiser vos congrès, séminaires et formations.

Planification

Notre équipe est à votre écoute pour organiser un événement sur-mesure, correspondant à vos objectifs et votre budget.
Communication

Création et gestion du site internet dédié à l’événement, regroupant toutes les informations essentielles pour les participants.

Création d’une identité visuelle : site internet, mailing et documents respectent une charte graphique préalablement définie.
Lieu de l’événement

Le lieu de l’événement, par son attrait et sa facilité d’accès, est un élément important au succès de celui-ci. Notre équipe vous accompagne dans le choix du lieu et la négociation des tarifs.
Optimisation budgétaire

Nous travaillons ensemble à l’élaboration et au suivi de votre budget. Nous vous accompagnons également dans vos démarches de demandes de subvention et tout autre besoin administratif.
Gestion des inscriptions et hébergements

Nous créons des formulaires d’inscription adaptés, et assurons un échange de qualité, clair et fluide, avec les participants. Notre équipe est également sur place les jours J pour accueillir ces derniers et s’assurer de leur entière satisfaction.

Nos accords avec de nombreux hôtels partenaires nous permettent d’obtenir des tarifs préférentiels pour les congressistes et les intervenants. Nous nous occupons ainsi de négocier les tarifs, de sécuriser les contingents, de confirmer les réservations et de coordonner tous les détails hôteliers en amont afin d’assurer la tranquillité de vos participants.
Gestion des intervenants
La gestion des orateurs et invités avec prise en charge selon le tableau transmis par le Comité d’Organisation, comprend :
- en amont :
  - l’élaboration et l’envoi des courriers personnalisés d’invitation et de prise en charge avec suivi et relances si nécessaire,
  - l’enregistrement des inscriptions et réservations hôtelières avec envoi des confirmations et d’une fiche de gestion.
- sur place :
  - accueil et assistance en cas de besoin.
- Après l’évènement :
  - remboursement des frais engagés par les invités selon les modalités de prise en charge,
  - au plus tard 15 jours après l‘évènement, envoi des courriers de remerciement (sur demande).
Gestion des résumés et programme scientifique

Grâce à notre plateforme personnalisée de gestion des résumés, nous vous assistons dans l’élaboration de votre programme scientifique. Nous accompagnons les membres des comités, les auteurs et les évaluateurs dans le processus de sélection des résumés.
Publications et signalétique

Notre service PAO met à votre service ses ressources et crée ainsi le livre des résumés, le livret de programme et l’ensemble de la signalétique de l’événement.
Exposition et Sponsoring
Fort de notre expérience de plus de 25 ans dans l’organisation de congrès scientifiques, nous avons su bâtir des relations commerciales fortes avec de nombreuses entreprises partenaires. Nous vous accompagnerons ainsi dans vos recherches d’exposants et sponsors, et nous assurerons également sur place de la satisfaction de ces derniers.

Nos services comprennent :
- la constitution du dossier exposition et sponsoring,
- la constitution des fichiers des sponsors potentiels à partir d’une liste fournie par le Comité d’Organisation,
- la diffusion de l’e-mailing aux exposants et sponsors,
- la gestion des différents prestataires de l’exposition : location salles, stands, mobilier, électricité, Wi-Fi, sécurité ...,
- la mise à disposition d’une application smartphone (iPhone ou Android développée en interne) permettant aux exposants de scanner les badges des participants,
- la réalisation du bilan TVA et paiement aux impôts.
Gestion des fournisseurs

Nous recherchons les fournisseurs nécessaires à la bonne organisation de votre événement (salles, traiteur, audio-visuel, transports, hôte(ses), animation, etc.) et négocions les tarifs pour vous. Sur place, nous supervisons le bon déroulement des événements et nous assurons de la coordination.
Enquêtes de satisfactions

Dans une démarche d'amélioration constante de nos services et afin de mieux cibler les besoins des participants, nous assurons un suivi post-événement en créant un questionnaire de satisfaction dont nous analysons par la suite les résultats.

Nos congrès et formations à distance

Nous proposons des formations à distance, également destinées aux chercheurs, ingénieurs, techniciens, cliniciens, médecins, enseignants-chercheurs, étudiants, professionnels de la santé ou de l’industrie qui souhaitent échanger et continuer à se former sur leur activité.

Mise en place du Webinar
- Assistance
- Élaboration du programme
- Liste des participants
- Statistiques post-webinar :
  - nombre de personnes connectées,
  - durée de connexion.
Gestion des participants
- Enregistrement des inscriptions
- Envoi des liens de connexion
- Liste des participants
- Envois de plusieurs emailings :
  - appel à inscription,
  - confirmation d’inscription,
  - deux rappels, 48 h auparavant et et le jour même de l’évènement.
E-posters

Page Internet dédiée aux e-posters.
Gestion des intervenants
- Invitation et inscription des intervenants
- Initiation aux outils de modération du webinar
- Assistance technique à distance
- Accompagnement des orateurs pour le bon déroulement de leur présentation
Gestion du sponsoring

Nous vous accompagnons dans vos recherches de sponsors pour votre webinaire : constitution du dossier de sponsoring, constitution des fichiers sponsors potentiels, e-mailing, assistance technique lors du direct.
Découpage des enregistrements vidéo

Page Internet avec vidéos des présentations (hébergement des vidéos pendant 12 mois).
Enquêtes de satisfactions

Dans une démarche d'amélioration constante de nos services et afin de mieux cibler les besoins des participants et des intervenants, nous assurons un suivi post-événement en créant un questionnaire de satisfaction dont nous analysons par la suite les résultats.